ما يتابعه المشرف: الهواتف لحظة بلحظة، ونتائج مكالمات كل موظف، وما جرى خلال فترة، والعملاء الذين يرد موظفوك باسمهم، وعدد الموظفين الذي تحتاجه كل نصف ساعة.
أين
مركز الاتصال › لوحة المتابعة · الجودة · التقارير · العملاء · تخطيط الموظفين
من
لكل شاشة صلاحيتها: اللوحة المباشرة، والجودة، والتقارير، والعملاء، وتخطيط الموظفين.
لوحة المتابعة
مباشرة: من ينتظر، ومن هو متاح، وكيف يمضي اليوم. تتحدّث كل 5 ثوانٍ، وملء الشاشة يعرضها على شاشة حائط.
1
المربعات: ينتظرون الآن والمكالمات الواردة وتم الرد وأغلق أثناء الانتظار وفائتة ورسالة صوتية ومستوى الخدمة ونسبة الرد وأوقات الانتظار ومتوسط مدة الحديث ومعاودات الاتصال والمتابعات.
2
الطوابير تعرض كل طابور الآن، والموظفون تعرض حالة كل موظف ومكالمته. وتغيير الحالة يغيّر حالة الموظف نيابة عنه.
3
على مكالمة جارية: الإشراف على هذه المكالمة، ثم استماع أو همس (يسمعك الموظف وحده) أو انضمام، ثم مغادرة المكالمة.
الجودة
متوسط النتيجة لكل موظف، ومكالمات بانتظار المراجعة، والمكالمات التي تمت مراجعتها. وضيّقها بـمنذ وبالموظف.
1
على مكالمة بانتظار المراجعة اضغط مراجعة.
2
أجب عن كل بند في النموذج. وما قرأته Flowrica من المكالمة نفسها تجده معبّأً وعليه عبّأتها Flowrica مسبقاً؛ راجعه.
3
اكتب ملاحظات للموظف واضغط حفظ المراجعة. وتقول النتيجة ناجحة أو أقل من علامة النجاح.
لا تُراجع إلا المكالمات التي رُدّ عليها، ولا يراجعها أبداً الموظف الذي ردّ عليها.
التقارير
ما جرى على الهواتف في الفترة التي تختارها: اليوم أو أمس أو آخر 7 أيام أو آخر 30 يوماً أو هذا الشهر أو الشهر الماضي، مع تضييقها بالطابور والموظف والشركة. والتبويبات: الملخص والخدمة والانتظار والموظفون والمتصلون المتكررون وقائمة الهاتف والصادرة والحملات والتحويلات والإرسال بالبريد. ومعها تصدير CSV وطباعة، وتقرير العميل لما قدّمه موظفوك لعميل واحد.
العملاء
العملاء الذين يرد موظفوك باسمهم. كل واحد منهم عميل في Zyntra له عقده.
1
اضغط عميل جديد واختر العميل وعقد خدمة الموظفين الخاص به.
2
اختر طريقة المحاسبة: لكل دقيقة مخدومة أو لكل مكالمة مخدومة أو لكل ساعة موظف أو رسم شهري مع دقائق مشمولة، ثم السعر.
3
حدّد أهداف الخدمة (الرد خلال كم ثانية، وأقصى نسبة لمن يغلق أثناء الانتظار)، وإن أردت فاختر حضّر مسودة الفاتورة تلقائياً عند نهاية كل شهر. ثم اضغط احفظ العميل.
تخطيط الموظفين
عدد المكالمات المتوقعة في كل نصف ساعة، وعدد الموظفين اللازم لبلوغ هدف كل عميل، والموظفون المناوبون في جدول الموارد البشرية. اختر اليوم والعميل والوقت بعيداً عن الهواتف (%). وعمود الفرق يقول أين ينقص الموظفون. هذه الشاشة للقراءة فقط.