ما هو برنامج إدارة المشاريع؟

ماذا يحفظ

• المهام: من يفعل ماذا، ومتى، وفي أي حالة.
• الخطة: المراحل والترتيب الذي يجب أن تتبعه المهام.
• الوقت: الساعات التي يسجّلها كل شخص على كل مهمة.
• المال: الميزانية والتكلفة وما يمكن فوترته.

طريقتان للتخطيط

الخطة التقليدية ترسم العمل مسبقاً، غالباً على مخطط Gantt: أشرطة على خط زمني مع ارتباطات بينها، فإذا حرّكت مهمة رأيت ما يتحرك معها. والخطة المرنة (Agile) تعمل في سبرنتات قصيرة من أسبوع أو أسبوعين: يلتزم الفريق بمجموعة مهام، ينجزها، ثم يخطط للتالية. وكثير من الفرق تستخدم الطريقتين حسب المشروع.

حِمل العمل: من لديه متّسع

قد يكون المشروع في موعده على الورق بينما يحمل شخص واحد ثلاثة مشاريع معاً. والبرنامج الجيد يُظهر أسبوع كل شخص مقابل طاقته، فيُوزَّع العمل قبل أن تتأخر المواعيد.

من الوقت إلى الفاتورة

الشركة التي تبيع وقتها تُفوتر الساعات المسجلة على المهام. وحين يكون تتبّع الوقت والفوترة في نظام واحد، تُفوتر كل ساعة مرة واحدة، ويُنبَّه المدير قبل أن يتجاوز المشروع تقديره.

ما الذي تبحث عنه

• المهام والوقت والفواتير في مكان واحد.
• واجهة للعميل يتابع منها العمل بلا رسائل طويلة.
• قاعدة واحدة للحِمل الزائد في المهام والسبرنتات.
• صلاحيات: يرى كل شخص المشاريع التي يعمل عليها.